Thời điểm thích hợp để tổ chức tiệc từ 5h chiều hoặc trưa. Không nên tổ chức tiệc vào buổi sáng vì đây là thời gian mọi người bận rộn và bạn cũng cần buổi sáng để chuẩn bị sẵn tiệc.

Bàn tiệc truyền thống của người Việt Nam thường là bàn tròn, nhưng muốn bữa tiệc có nét trang trọng nên sử dụng các bàn hình chữ nhật xếp dọc với nhau. Tiệc thân mật phù hợp tổ chức theo kiểu phương Tây vì tính chất giản đơn, sang trọng và nhẹ nhàng. Sử dụng khăn trải bàn màu trắng hoặc có màu sắc, hoa văn nhẹ nhàng sẽ làm nổi bật thức ăn trên bàn.

Giữa bàn tiệc bày một dĩa nhiều loại trái cây được xếp đẹp mắt, cắm một bình hoa theo tính chất của buổi tiệc. Nếu thêm nến trên bàn tiệc sẽ tăng thêm phần ấm cúng và lãng mạn.

Thực đơn cho tiệc thân mật sẽ có từ năm đến sáu món. Món ăn tuỳ theo sở trường của gia chủ. Thực đơn cơ bản sẽ có các món như: ăn nhẹ, khai vị, xúp, chính, ăn no và tráng miệng.

Nên dọn lần lượt từng món ăn để khách mời không bị “no mắt”. Món ăn dọn ra đang lúc nóng sốt giúp khách mời thưởng thức và khó quên hương vị riêng của từng món. Lưu ý chọn các bộ ly, chén, dĩa phù hợp với thức ăn. Ví dụ như thức uống là rượu vang trắng, vang đỏ thì nên có kiểu ly dành cho uống rượu. Cocktail, nước ép trái cây phải có ly kiểu dáng riêng.

Để tạo nét đặc biệt cho buổi tiệc, nên đặt những chiếc dĩa, phía trên có những gói quà nho nhỏ được gói xinh xắn dành tặng cho khách mời. Điều này sẽ gây ấn tượng đẹp và mang lại sự thích thú cho khách mời vì sự chu đáo của chủ nhân buổi tiệc.